Warum alte Dateisysteme archivieren?
Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA
Geschäftsführer AvenDATA
Ein häufig vergessenes Risiko:
Während viele Unternehmen ihre alten ERP-, Lohn- oder CRM-Systeme archivieren, bleiben die Dateisysteme oft unangetastet, dabei enthalten genau diese unstrukturierten Daten oft die sensibelsten Informationen:
Verträge, Kalkulationen, Präsentationen, E-Mails oder Verfahrensanweisungen. Was früher “nur” auf Netzlaufwerken abgelegt war, kann im Fall einer Betriebsprüfung, Rechtsstreitigkeit oder DSGVO-Anfrage zur Herausforderung werden.
Was niemand sieht, kann trotzdem gebraucht werden:
Wenn Netzlaufwerke und Dateisysteme abgeschaltet werden sollen, geraten viele Dateien schnell in Vergessenheit. Doch oft schlummern dort noch personenbezogene Daten, steuerlich relevante Unterlagen oder vertrauliche Geschäftsberichte. Wer denkt schon an Excel-Listen mit Kundendaten oder Word-Dokumente mit Betriebsvereinbarungen, wenn das Laufwerk längst nicht mehr aktiv genutzt wird?
Was niemand sieht, kann trotzdem gebraucht werden:
Vorteile der Archivierung unstrukturierter Dateisysteme:
- Revisionssichere Speicherung gemäß GoBD und DSGVO
- Volltextsuche über Millionen Dateien möglich
- Zugriff auch ohne das ursprüngliche System
- Schutz vor Datenverlust bei Servermigration oder Abschaltung
- Risikominimierung bei Audits, Klagen und Compliance-Prüfungen
Fazit:
Dateien verschwinden nicht einfach. Sie veralten, geraten in Vergessenheit und werden dann plötzlich brisant. Wer frühzeitig auf eine strukturierte Archivierung setzt, schützt nicht nur sich, sondern auch das Unternehmen vor unkalkulierbaren Risiken.
Jetzt handeln, bevor es zu spät ist:
Professionelle Langzeitarchivierung ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein strategischer Vorteil, insbesondere in Zeiten, in denen Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit zentrale Themen sind.
Sie planen ein Altsystem zu archivieren?